تا چند سال قبل مجموعه‌های کاری برای ارتباط با مشتریان خود از تلفن‌های معمولی استفاده می‌کردند، اما در حال حاضر در هر شرکت یا سازمانی شما می‌توانید یک دستگاه تلفن سانترال را مشاهده نمایید. در شرکت‌های مختلف، به دلیل وجود بخش‌های متعدد، نیاز است از چندین خط تلفن استفاده شود، وجود تلفن‌های معمولی باعث می‌شود تا هر خط تلفن به یک دستگاه تلفن مجزا وصل شده و در این صورت تعداد تلفن‌های مورد نیاز زیاد می‌شود که علاوه بر شلوغی و اشغال زیاد فضا، مدیریت این خطوط تلفن کاری سخت خواهد بود، در صورتی است که تلفن سانترال تمامی این مشکلات را حل کرده و به وسیله آن، کارکنان مختلف یک سازمان، با استفاده از خطوط داخلی می‌توانند با بخش‌های دیگر ارتباط برقرار کنند و دیگر نیازی نیست یک خط جداگانه برای هر فرد خریداری شود.
با وجود اهمیت و کاربرد تلفن‌های سانترال، هنوز هم مدیران کسب و کار بسیاری وجود دارند که با این محصول آشنا نیستند، اگر شما در تلاش هستید یک کسب و کار یا یک شرکت بزرگ را راه‌اندازی نمایید، حتماً نیاز به تلفن‌های سانترال دارید، بنابراین در ادامه این مطلب از پارمونت با ما همراه باشید تا به شما بگوییم سانترال چیست، انواع آن کدام است و این دستگاه چه کاربرد‌هایی دارد؟
منظور از سانترال چیست؟ (دستگاه سانترال چیست)
برقراری ارتباط مستمر و پیگیر با مشتریان، از جمله مهم‌ترین کار‌هایی محسوب می‌شود که یک شرکت یا سازمان موفق لازم است به آن متعهد باشد. همچنین به این دلیل که در یک اداره یا شرکت تعداد کارمندان زیاد است، این امر باعث به هم ریخته شدن ارتباط بین کارمندان و مشتریان می‌شود، در چنین شرایطی برای حل این مشکلات، شما می‌توانید از دستگاه سانترال یا تلفن سانترال استفاده نمایید.
سانترال که به آن مرکز تلفن هم گفته می‌شود، در واقع دستگاه یا سروری است که در یک سازمان یا شرکت می‌تواند ارتباط بین کارمندان را برقرار نموده و باعث بهبود روند کاری در آن مجموعه شود. به کمک ویپ (voip) یا سانترال شما می‌توانید خطوط تلفن محدود اما با قابلیت پاسخگویی بدون وقفه داشته باشید و این امکان باعث می‌شود با هزینه کم و نیروی کار محدود، بتوانید تمام نیاز‌های مخابراتی شرکت یا سازمان خود را برطرف نمایید.
دستگاه سانترال بر اساس ظرفیتی که دارد، می‌تواند تعدادی خط شهری ورودی را دریافت کرده و تعدادی خط داخلی را به شما ارائه دهد و به کمک این سیستم تماس‌های داخلی رایگان برای مجموعه مورد نظر فراهم شده و به این صورت مانع از شلوغی خطوط و بی‌نظمی داخل شرکت یا اداره می‌شود.
تا چند سال پیش که در ادارات و شرکت‌ها از تلفن‌های معمولی و ثابت استفاده می‌شد، لازم بود هر کارمند یک خط تلفن جداگانه و مختص به خود داشته باشد که این امر برای مجموعه مورد نظر مقرون به صرفه نمود؛ چراکه هم برای خرید و راه‌اندازی هر خط تلفن جداگانه برای هر کارمند باید هزینه‌های بالایی توسط شرکت پرداخت می‌شد، هم اینکه مدیریت تمامی خطوط تلفن معمولی کاری سخت و غیرممکن بود.
و به این دلیل بود که تلفن‌های سانترال وارد سیستم مخابراتی شرکت‌ها و ادارات بزرگ و کوچک شد و یک مخابرات کوچک را در این مجموعه‌های کاری به وجود آورد. اگرچه قیمت خرید تلفن سانترال نسبت به تلفن معمولی بیشتر است، اما شما می‌توانید با استفاده از این دستگاه، هم مدیریت بهتری بر روی تماس‌ها داشته باشید و هم در هزینه‌های اضافی در درازمدت، صرفه‌جویی کنید.
تلفن سانترال چگونه کار می‌کند؟
بعد از اینکه تلفن سانترال مورد نظر خود را از میان انواع خریداری کرده و آن را نصب و راه‌اندازی نمودید، اکنون زمان کار کردن با این دستگاه فرا می‌رسد. این تلفن‌ها از نظر ظاهری و کارکرد، با تلفن‌های آنالوگ تفاوت‌هایی دارند، به این صورت که یک تلفن سانترال کلید‌هایی دارد که در تلفن‌های معمولی دیده نمی‌شود. برخی از کار‌هایی که شما می‌توانید با یک تلفن سانترال انجام دهید شامل موارد زیر است:
انتقال مکالمات
در صورتی که بخواهید تماس تلفنی را به یکی دیگر از کارمندان یا بخش‌های مجموعه خود منتقل کنید، تنها کافیست کلید Ternsfer بر روی تلفن سانترال را فشار دهید و سپس شماره داخلی مقصد مورد نظر خود را وارد کنید تا فردی که با شما تماس گرفته، بتواند به راحتی با یکی دیگر از کارمندان یا بخش‌های شرکت و سازمان به مکالمه بپردازد.
Hold کردن مکالمات
شاید نیاز باشد در هنگام مکالمه، فرد تماس گیرنده را برای مدت کوتاهی پشت خط نگه دارید، در این شرایط اگر می‌خواهید او را به یک داخلی دیگر منتقل کنید، تنها کافیست دکمه Hold را بر روی تلفن سانترال فشار دهید و تماس را قطع کنید، اما اگر تصمیم دارید بعد از گذشت مدتی، دوباره با او به مکالمه بپردازید، لازم است دکمه Hold را نگه دارید تا صدای بوق تأیید شنیده شود و دوباره همان دکمه را فشار دهید تا تماس قطع گردد.
پیج کردن
در صورتی که شما بخواهید یک پیغام را به صورت هم‌زمان برای تمامی کارمندان یا تعدادی از آن‌ها بخوانید، لازم است از قابلیت پیج کردن استفاده نمایید. این امکان در مدل‌های مختلف تلفن سانترال با روش‌های متفاوتی انجام می‌شود و نیاز است برای برخورداری از این قابلیت به دفترچه راهنمای دستگاه تلفن مراجعه کرده یا اینکه با مشاوران پارمونت در ارتباط باشید تا شما را راهنمایی کنند.
کلید‌های شماره‌گیری سریع
بر روی دستگاه‌های تلفن سانترال تعدادی کلید شماره‌گیری سریع وجود دارد که شما می‌توانید به وسیله آن‌ها شماره‌های مهم و ضروری شرکت یا سازمان خود را ذخیره نموده و در کمترین زمان ممکن از آن‌ها استفاده کنید. این کلید‌ها در سمت راست تلفن سانترال قرار داشته و تعداد آن‌ها در مدل‌های مختلف، متفاوت است، مثلاً بعضی از تلفن‌ها 8، برخی 16 و نمونه‌هایی هم دارای 24 کلید شماره‌گیری سریع هستند.
مزایای استفاده از دستگاه یا تلفن سانترال چیست؟
استفاده از تلفن سانترال به جای تلفن معمولی در شرکت‌ها و ادارات می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد، از جمله اینکه:
- امکان نظارت و کنترل بهتر بر روی خطوط تلفن وجود دارد.
- با استفاده از این سیستم شما می‌توانید مکالمات انجام شده را ضبط کرده و از این مزیت برای ارزیابی میزان رضایت‌مندی مشتریان خود بهره‌مند شوید.
- استفاده از تلفن سانترال باعث تجمیع خطوط تلفن می‌شود و دیگر نیازی نیست در شرکت سیم‌کشی تلفن با حجم زیاد انجام شود.
- نصب و راه‌اندازی دستگاه سانترال بسیار سریع و راحت است.
- از دیگر مزایای استفاده از تلفن سانترال می‌توان به پشتیبانی 24 ساعته توسط اپراتور مجازی اشاره نمود.
بنابراین، ویپ یا سانترال به شما کمک می‌کند تا برای مدیریت بهتر خطوط تلفن در مجموعه خود، بتوانید بستری مناسب و کاربردی را فراهم نمایید.
با انواع سانترال بیشتر آشنا شوید
در خصوص انواع سانترال می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
تلفن سانترال آنالوگ یا معمولی
این نوع از تلفن‌های سانترال که جزء متداول‌ترین و قدیمی‌ترین نمونه‌ها هستند، برای فرستادن صدا از مدولاسیون سیگنال آنالوگ استفاده می‌کنند. ارسال صدا به وسیله سیگنال‌های آنالوگ بر روی بستر رسانه باعث افت کیفیت آن می‌شود. تلفن‌های آنالوگ یا معمولی سانترال که با کمک یک زوج سیم با سانترال ارتباط برقرار می‌کنند، به دلیل طراحی ساده‌ای که دارند، از قیمت خرید کمتری نسبت به مدل‌های پیشرفته برخوردار هستند.
تلفن سانترال دیجیتال
در این نوع از تلفن‌های سانترال، ارسال صدا به وسیله مدولاسیون دیجیتال انجام می‌شود. به همین علت صدای ارسال شده، کیفیت بالاتر و مطلوب‌تری دارد. تلفن سانترال دیجیتال دارای قابلیت DXDP است که به وسیله آن می‌توان توسط یک زوج سیم هم‌زمان دو تلفن دیجیتال مجزا را راه‌اندازی و نصب کرد. امکانات مدیریت از دیگر مزایای استفاده از تلفن‌های دیجیتال سانترال است.
تلفن سانترال هایبرید
در میان انواع سانترال برای راه اندازه و اجرای تلفن‌های هایبریدی، از دو زوج سیم استفاده می‌شود. این مدل به وسیله دیتا به سانترال وصل شده و جزء تلفن‌های رومیزی به شمار می‌آید و با کمک آن شما می‌توانید یک گفتگوی دوطرفه را ایجاد نمایید.
در میان انواع سانترال برای راه اندازه و اجرای تلفن‌های هایبریدی، از دو زوج سیم استفاده می‌شود. این مدل به وسیله دیتا به سانترال وصل شده و جزء تلفن‌های رومیزی به شمار می‌آید و با کمک آن شما می‌توانید یک گفتگوی دوطرفه را ایجاد نمایید. همچنین ارسال و دریافت داده‌ها، برنامه‌ریزی و شماره‌گیری سریع توسط تلفن هایبرید سانترال امکان‌پذیر است. وجود امکانات مدیریتی و قیمت پایین‌تر نسبت به تلفن دیجیتال سانترال از مزایای این مدل محسوب می‌شود.
تلفن سانترال تحت شبکه یا IP-PHONE
این نوع از تلفن‌های سانترال دارای امکانات بسیاری فراوانی هستند و کیفیت مطلوب و مناسبی دارند. تلفن‌های تحت شبکه یا آی پی فون‌های سانترال به دلیل داشتن قابلیت اتصال به اینترنت جزء مدرن‌ترین نمونه‌ها محسوب می‌شوند و برای سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف امکان دسترسی به شبکه IP را فراهم می‌کنند. شما در هر موقعیتی که باشید، در منزل، محل کار، شرکت یا حتی به عنوان یک کارمند دورکار، می‌توانید از گوشی‌های سانترال تحت وب استفاده کنید. ارسال و دریافت داده‌های متنی، صوتی، تصویری و همچنین فایل‌های متعدد از دیگر قابلیت‌های تلفن سانترال تحت شبکه است.
کاربرد سانترال چیست؟
در خصوص کاربرد سانترال می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
1- تنظیم داخلی‌ها در یک مجموعه؛
درگذشته کسب و کار‌های مختلف برای ارتباط با مشتریان خود از تلفن‌های معمولی استفاده می‌کردند و نیاز به خطوط جداگانه زیادی بود، اما خطوط تلفن سانترال به شرکت‌ها و ادارات اجازه می‌دهند تا تعدادی که مورد نظرشان است، خط داخلی داشته باشند و دیگر داخل سازمان از چند خط آنالوگ استفاده نکنند، بلکه تنها با یک شماره، داخلی‌های متفاوت داشته باشند. در نتیجه تنظیم خطوط داخلی باعث می‌شود تا کارکنان مجموعه بدون نیاز به هزینه‌ای، بتوانند با داخلی‌های دیگر تماس بگیرند.
2- سرعت کار بالای کارمندان، دسترسی راحت مشتریان و مدیریت بهتر در یک مجموعه؛
اگر سازمانی بخواهد از سیستم قدیمی و چند خطی استفاده کنند، مسلماً با مشکلات زیادی روبه‌رو خواهد شد، در حالی که با استفاده از خطوط سانترال و تعریف داخلی‌ها در یک مجموعه هم سرعت کار کارمندان بیشتر می‌شود و هم مشتریان دسترسی راحتی با داخلی مورد نظر خود خواهند داشت. علاوه بر این مدیریت و کنترل بهتری بر روی داخلی‌ها و تلفن‌های موجود در مجموعه انجام می‌شود.
3- تعریف شیفت کاری در یک مجموعه
با استفاده از دستگاه سانترال شما می‌توانید با تنظیم روز‌ها و ساعت‌های استراحت کارمندان، اطلاعات دقیق‌تری از زمان برقراری ارتباط با کارمندان خود به مشتریانتان بدهید، مثلاً تلفن را طوری تنظیم کنید که بعد از ساعت ناهار کارمندان، زمانی که شیفت برقرار شد، تماس‌ها وصل شود.
4- برقرار نمودن کنفرانس تلفنی در یک مجموعه
با استفاده از تلفن‌های سانترال شما می‌توانید بدون نیاز به اینترنت، کنفرانس تلفنی برقرار کنید
و در انتهای این مطلب؛ اگرچه تلفن‌های سانترال تنوع زیادی دارند، اما عملکرد همه آن‌ها تقریباً مشابه است. این دستگاه‌ها با توجه به مزایا، کاربرد و قابلیت‌هایی که دارند، در حال حاضر جزء مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و ادارات محسوب می‌شوند و می‌توانند تمام خطوط شهری را تجمیع کرده و به صورت هم‌زمان آن‌ها را در اختیار کارمندان و بخش‌های مختلف مجموعه مورد نظر قرار دهید. اگر شما هم می‌خواهید برای مجموعه خود، تلفن سانترال را خریداری نمایید، می‌توانید برای مشاهده مشخصات و قیمت نمونه‌های مختلف به سایت پارمونت مراجعه کنید و برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در تماس باشید